Yeni nesil yazılım teknolojilerinin, şirketlerin işgücünü daha iyi yönetmelerini sağladığı aşikar olmak ile birlikte, İK teknolojilerine ağırlık veren yazılımların ana hatlarıyla görevleri otomatikleştirerek, uyumluluğu güçlendirerek ve İK verilerini organize ederek yaygın İK departmanı zorluklarını en aza indirmeye yardımcı olurken şirket büyüklüğü gözetmeksizin kurumların organizasyonel yapısına kritik destek sağlayabilmeyi amaçladıkları ve temel olarak iş gücünüzü nasıl yöneteceğiniz konusunda kararlar alırken verilere güvenmenizi sağladıkları görülmektedir.

Yapılan global analizlerde şirketlerin yalnızca %37’sinin, özellikle küresel ekiplerde uzaktan çalışmayı optimize etmek için halihazırda bir İK teknoloji planı uyguladığı gözlemlenmektedir. Ankete katılan birçok firma için belirtilmiş olan bu İK teknoloji planı, temel İK ihtiyaçlarını karşılamak ve tüm iş gücü için daha iyi bir deneyim sağlamak amacıyla bir HRIS çözümünün sunulmasını içeriyor.

Çalışan Yaşam Döngüsü olarak adlandırdığımız Seçme Yerleştirme aşamasından başlayarak İşe Alım Sürecinden, İşten ayrılma sürecine kadar olan tüm İK operasyonlarının karmaşıklığı ya da operasyonel yükü ve çalışan üzerinde oluşturduğu iş gücü düşünülürse, firmaların bir sonraki adımının kendi süreçlerine uygun bir İK yazılımını araştırmak olması gerekliliği ise kaçınılmazdır. Bana göre İK teknolojileri var oluş sebebi itibariyle, otomasyon ve merkezi çalışan veri yönetimi yoluyla insan operasyonlarınızı kolaylaştırarak işe alma süreci dahil olmak üzere iş gücü yönetimi ve raporlamasını içeren tüm zorlukları çözebilmelidir.

Unutulmaması gereken önemli bir nokta ise bizlerin İnsan Kaynakları Departmanı çalışanları olarak, işçi, işveren ve devlet arasındaki iletişimi sağladığımız ve tarafların ortak menfaatleri doğrultusunda orta nokta pozisyonunda olduğumuzdur.

HRIS (İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi), şirketlerin çalışan verilerini merkezi bir veri tabanı aracılığıyla depolamasına, düzenlemesine ve yönetmesine olanak tanıyan, yinelenen İK süreçlerini ve maliyetli hataları ortadan kaldıran ve İK departmanlarının temel İK görevlerine odaklanmasına ve veri odaklı hale getirmesine olanak tanıyan bir yazılım çözümüdür. İK analitiği aracılığıyla iş gücü hakkında kararlar alınmasını sağlayan HRIS çözümlerinin başlıca amaçlarının aşağıdaki şekilde olması gerektiğine inanıyorum.

• İK ekiplerinin manuel iş yerine stratejiye odaklanmasını,
• Doğru raporlama ve kayıt tutmayı,
• İK ve çalışanlar arasında kağıtsız ve daha verimli iletişim sağlamalıdır.

İnsan Kaynakları Danışmanlığı yapmaya başladığım ilk günden bugünlere kadar, gerek çalışma şansı bulduğum ve implementasyon süreçlerine dahil olduğum firmalarda, gerekse, tanıtım, demo, POC için ziyarete gittiğim firmalarda karşılaştığım çalışanların, ortak ürün özellikleri nedeniyle genellikle HRIS, HRMS ve HCM terimlerini birbirinin yerine kullandığını gözlemledim. Bunların tümü, İK departmanlarının iş gücünü yönetmesine yardımcı olan, ancak farklı hizmet düzeyleri sunan bulut tabanlı İK yazılım çözümleridir. Tüm bu tanımların sunmuş oldukları iş çözümleri birbirine çok yakın olmak ile birlikte aralarında yapısal ve niceliksel farklar bulunmasından dolayı konuyu biraz detaylandırmam gerektiğini düşünüyorum.

• HRIS, üç İK teknolojisinin en temel sistemidir ve kayıt tutmayı, çalışan bilgilerini toplamayı, verileri izlemeyi, şirket politikalarını saklamayı ve İK süreçlerini yönetmeyi içerir.

• HRMS, bir HRIS’in temel özelliklerini ve zaman takibi, sosyal yardım yönetimi ve bordro yönetimi için ek özellikler içerir.

• HCMyazılımı, öğrenme ve geliştirme, performans yönetimi ve yedekleme planlaması gibi yetenek yönetimi görevleriyle temel HRIS özelliklerini temel alan, genellikle en kapsamlı seçenektir.

Bir HRIS, dijital otomasyonun verimliliği ile çalışan bilgileri için merkezi bir merkezin rahatlığını birleştirir. HRIS seçeneklerinin çoğu yüksek düzeyde özelleştirilebilir ve genellikle bulut tarafından desteklenen masaüstü ve mobil uygulama sürümleriyle birlikte gelir ve dağıtılmış ekipler için mükemmeldir.

İşlevlerin tam kapsamı, kullandığınız HRIS türüne bağlıdır, ancak genel hatları ile HRIS ürünleri aşağıda listelediğim temel özellikleri içermektedir.

• Çalışan veri organizasyonu ve yönetimi: HRIS, birden çok araç kullanmak yerine çalışan verilerini tek bir yerde depolamanıza, düzenlemenize ve bunlara erişmenize olanak tanır. Bu veriler şunları içerebilir:

1. 1. İletişim bilgileri
   2. Eğitim
   3. Maaş
   4. Doğum tarihi
   5. Vergi bilgisi
   6. Rol sorumlulukları
   7. Başlangıç ​​tarihi

İK ekipleri genellikle bu bilgilere erişim kontrollerini özelleştirebilir, böylece doğru çalışanlar, İK ekibinden geçmek yerine bilgileri gerektiği gibi arayabilir ve güncelleyebilir.

• Örgütsel yapı: HRIS çözümleri, dahili yapınızın görsel bir temsilini sağlayarak şirketteki herkesin departmanlar arasındaki hiyerarşiyi anlamasına yardımcı olur. Bu özellik, özellikle iş arkadaşlarını tanımaya yeni başlayan yeni çalışanlar için yararlıdır. Organizasyon şemaları ayrıca yönetimin ekip yapılarındaki boşlukları tespit etmesine ve buna göre işe alma planları oluşturmasına olanak tanır.
• Devam ve izin takibi: Çalışan katılımını izleme, her çalışan için çalışma saatlerini, devamsızlıkları, hastalık günlerini ve tatilleri gözden geçirmenize olanak tanır. Bir HRIS kullanmak, tüm bu görevleri tek bir panoda tamamlamanıza olanak tanır. Yeterince veri topladıktan sonra, dahili politikalarınızı iyileştirmek için bireysel ve şirket çapında çalışan bağlılığı trendlerini takip edebilirsiniz.
• Otomatik bordro yönetimi: Otomatik maaş bordrosu, puantaj tablolarını yani kısaca zaman çizelgelerini takip ederek, ücretleri ve vergileri hesaplayarak, maaşları dağıtarak ve maaş bordrosu kayıtlarını sizin yerinize tutarak ekiplerin zamandan ve uyumlulukla ilgili baş ağrılarından tasarruf etmesini sağlar. Bu otomatik İK sistemleri, insan hatası olasılığını azaltır ve gizli bordro bilgilerini güvende tutmak için veri güvenliğini artırır.
• Çalışanlara sağlanan faydalar ve yan haklar yönetimi: Daha kapsamlı bir HRIS aracılığıyla, İK uzmanları çalışanlara sağlanan faydaları yan hakları ve farklı durumlar için tazminat paketlerini yönetebilir. Şirket avantajlarını vurgular, şirketteki her rol için şeffaf ücret verileri toplar ve her çalışana yan hak paketleri uygularlar. Tabi bu özellikler maalesef ülkemiz işverenlerinin büyük bir çoğunluğu açısından henüz kurum kültürlerine dahil edilmediğinden aktif olarak kullanıldığına çok az olarak rastladığım özelliklerdir.
• Başvuru takibi: Bazı HRIS çözümleri, size tüm aday bilgileriniz için tek bir kaynak sağlayan bir Aday Takip Sistemi (ATS) içerir. Bu, işe alma sürecinde zaman kazandırır ve veri girmek yerine yeni çalışanlar bulma konusunda yetenek edinimi sağlar.
• Çalışan self servis seçenekleri: Doğru HRIS ile çalışanlar kendi mesleki hedeflerini belirleyebilir, performans değerlendirmelerini takip edebilir ve kariyer gelişimlerinin sorumluluğunu üstlenebilir. Bu çalışan self servis öğesi, çalışanların kendi öğrenme ve gelişimlerinde liderliği üstlenmelerini sağlarken, İK ekibi üyelerine zaman kazandırır.
• İnsan analitiği ve raporlama: HRIS çözümleri genellikle, İK ekiplerinin çalışan bağlılığını, performansını ve elde tutulmasını iyileştiren veriye dayalı kararları desteklemek için insan ölçümlerini izlemesine ve raporlar oluşturmasına olanak tanıyan bir bakışta KPI panoları sunar.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Yazılımlarından ortak beklentimiz, görevleri otomatikleştirerek, uyumluluğu güçlendirirken İK verilerini organize edebilmesi ve İK departmanının karşılaştığı operasyonel zorlukları en aza indirmeye yardımcı olmasıdır. Geçmişte almış olduğum notlarından HRIS ile ilgili ortak noktaları birkaç başlık altında özetlemeye çalıştım.

1. İşletmeleri ölçeklendirme desteği: Bir şirket büyüdükçe, tüm çalışanların erişebileceği doğru, güncel bilgilerin bulunduğu tek bir gerçek kaynağına olan ihtiyaç da artar. Bir HRIS, bu bilgileri birden fazla İK sistemine ve elektronik tabloya ayırmak yerine, artan miktarda veriyi ve artan sayıda çalışanı barındırarak, onu tek bir organize platformda merkezileştirir.
2. Anlamlı İK görevleri için daha fazla zaman: Ortalama olarak, tam otomatik sistemlere sahip olmayan İK yöneticileri, otomatikleştirebilecekleri zaman alan görevleri tamamlamak için haftada 14 saat kaybediyor. Otomatik bir HRIS platformuyla, çalışanlar bilgileri bağımsız olarak gönderebilir ve inceleyebilir. İK ekibi üyeleri ayrıca saniyeler içinde doğru raporlar üretebilir; bu da daha az soru, daha az baş ağrısı ve insan kaynaklarını ve çalışan deneyimini geliştirmek için daha fazla zaman anlamına gelir.
3. Daha iyi, veriye dayalı karar verme: Tüm verilerinizi bir HRIS’e taşıdıktan sonra, İK analitiğinden alınan doğru bilgilerden ve gerçek zamanlı içgörülerden oluşan verilere dayalı kararlar vermeye başlayabilirsiniz. Tüm bu çalışmalarınızın sonucunda maliyet tasarrufu sağlayan girişimleri belirlemek, süreçleri kolaylaştırmak ve iş gücünüzü optimize etmek için davranışları ve eğilimleri gözlemlemeye fırsatınız olacaktır.
4. Gelişmiş veri koruması ve uyumluluğu: Hassas çalışan bilgilerini, yetersiz korunan birden çok elektronik tablo ve belgeye yaymak yerine, tüm bilgileri tek bir İnsan Kaynakları Bilgi Yönetim Sisteminde güvenli bir şekilde tutabilirsiniz. HRIS sağlayıcılarının çoğu, en son siber güvenlik gereksinimlerini ve veri güvenliği standartlarını karşılamak için mevcut İK düzenlemelerini dikkate alacak şekilde sistemlerini düzenli olarak günceller.
5. Düşük maliyetler: İK ekibiniz, daha kısa işe alım döngüleri, daha düşük çalışan devri ve daha yüksek çalışan üretkenliği nedeniyle maliyetlerde bir düşüş görecek. Yinelenen süreçleri tanımlayıp ortadan kaldırarak, insan hatası olasılığını azaltarak ve malzeme maliyetlerini optimize ederek (örneğin evrak miktarını azaltarak), İK departmanınız %30’a varan maliyet tasarrufu sağlayabilir.
6. İyileştirilmiş çalışan deneyimi: 2022 senesinin sonlarına doğru yapılmış olan McKinsey Küresel Araştırmasına göre Dijitalleşen Dünya’da İnsan Kaynaklarının Yeri ve Önemi konusunda ankete yanıt verenlerin yalnızca %37’si kuruluşlarının İK işlevlerinin olumlu bir çalışan deneyimini kolaylaştırdığını söylüyor. İşlevleri, yeterince stratejik veya çevik olmayan kurumlarda düzensiz süreçlere ve hüsrana uğramış çalışanlarla karşılaşmanın da kaçınılmaz olduğu aşikârdır.

İK teknolojisine yatırım yapma zamanının geldiğine karar verirseniz, işletmeniz için en iyi HRIS’i nasıl seçeceğiniz konusunda sizlere yardımcı olacağına inandığım naçizane birkaç tecrübemi aşağıda paylaşmaktayım.

Yazılımınız Global Bir Marka mı? Yerelleştirilmiş HRIS çözümleri, küresel bir ekip oluşturmaya başladığınızda sorun haline gelebilecek olan işe alım, uyumluluk, vergi ve diğer işlevleri belirli bir ülkeye göre uyarlar. Küresel bir HRIS, her ülkedeki her türden çalışanı destekler ve süreç boyunca tam uyum sağlar.

Self servis seçenekleri var mı? Son kullanıcı olarak değerlendirdiğimiz çalışanlarımız İnsan Kaynakları Departmanına taleplerini iletebiliyor ve onlara tanıdığımız yetkiler doğrultusunda kendi kişi kartlarında değişiklikler yapabiliyorlar mı ?

Entegrasyonlar: Satın almayı planladığımız HRIS, şirketimizde kullanılmakta olan diğer yazılımlar ile entegre olabiliyor mu?

Kişi analitiği ve raporlama: Yazılım gerekli raporlamaları alabilmemize imkân sağlıyor, yeni ve işlevsel raporlar üretebilmemize müsaade ediyor mu? Raporlama araçları kullanımı kolay ve esnek mi?

Veri gizliliği ve güvenliği: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca tanımlanmış olan gizlilik ve güvenlik önlemlerine sahip bir yazılım mı? HRIS çözümleri, yüksek düzeyde veri gizliliği ve güvenliği ve GDPR uyumluluğu sunmalıdır. Her çalışanın ihtiyaç duyduğu verileri görme iznine sahip olduğundan emin olmak için farklı seviyelerde verilere erişimi yönetmenize izin vermelidirler.

Uygulama kolaylığı: Hep konuşulan “kullanıcı dostu arayüz” dediğimiz konu işte burada gündeme geliyor. Yeni bir teknoloji çözümü sunmak, çalışanlarınızın olağan iş akışında her zaman bir kesintiye neden olur. Yeni yazılımın çalışanlarınızın üretkenliği üzerindeki etkisini en aza indirmek için, kapsamlı eğitim videoları veya iş gücünüz için sürekli müşteri desteği içeren kullanıcı dostu bir HRIS seçin.

Bir HRIS’ten diğerine geçmek göz korkutucu bir süreç olabilir, bu nedenle seçeneklerinizi değerlendirmek için zaman ayırmalı ve en başından doğru kararı almalısınız. İşletmeniz için en iyi HRIS çözümünü seçerken aşağıdaki adımları uygulamanızı öneririz.

Gelecekteki iş ihtiyaçlarınızı göz önünde bulundurun: İK’nızın bir HRIS uygulayarak ortadan kaldırılabilecek en büyük sorunlu noktalarını tanımlayın. Bu ihtiyaçları doğru bir şekilde haritalamak, seçeneklerinizi değerlendirmeye başladığınızda bir HRIS’te hangi temel özellikleri arayacağınızı belirlemenize yardımcı olacaktır. Geleceği de planlayın: Potansiyel genişleme hedeflerinizi göz önünde bulundurun ve ekibiniz büyüdüğünde veya küreselleştiğinde yeni bir platforma geçmekten kaçınmak için ölçeklenebilir bir HRIS çözümü seçin.

Tüm seçeneklerinizi araştırın: Mevcut çözümleri özellikler, fiyatlandırma, entegrasyonlar, ölçeklenebilirlik ve destek açısından karşılaştırın. Belirli bir HRIS hakkında başkalarının ne söylediğini görmek için referansları, vaka incelemelerini ve incelemeleri okuyun. Ağınızdan dürüst, ilk elden izlenimler isteyin.

En çok tercih ettiğiniz satıcılardan demo rezervasyonu yapın: Bu konu gerçekten önemli, aklınıza takılan, yanıtını bulamadığınız tüm soruları sormanız için çok önemli bir fırsat yakalamış olursunuz. Ürünle uygulamalı bir deneyim, size belirli bir HRIS çözümünün nasıl çalıştığını daha iyi anlamanızı sağlayacak ve her satıcı hakkında daha gerçekçi bir resme sahip olacaksınız.