İnsan, Süreç ve Teknoloji
Kurumların dijitalleşme yolculuğunda olgunluk seviyelerini artırmalarına yönelik atmaları gereken adımlardan ilki kurum stratejileri ile ilişkilendirilmiş bir İK teknolojileri yol haritasının çıkartılması olacaktır.
Danışmanlık yapma şansına sahip olduğumuz kurumlarda gözlemlediğim kadarıyla kurumlar İnsan Kaynakları süreçlerinde yer yer teknolojik çözümlerden faydalanmalarına rağmen, verilerin bir araya getirilmesi ve raporlama süreçlerinde manuel yöntemlere başvurabiliyorlar. Birbirleriyle ilişkili İK süreçlerinde ise etkin çalışmaya yönelik sistem entegrasyonu eksikliği karşımıza çıkıyor. Bu seviyedeki kurumlarda İK süreçlerindeki metrik ölçümleri yapılmakla birlikte, daha derin ve detaylı analizler sistemler tarafından yapılamayabiliyor. İK raporlamalarının ise sistemler üzerinden veya manuel yöntemlerle gerçekleştirildiğini görmekteyiz.
İK Teknolojileri Yol Haritası hazırlanması ile ilgili çalışmaları gerçekleştirmeden önce kurumların gerek kendi bünyelerinde gerekse dışarıdan alacakları danışmanlık destekleri ile birlikte bir fikri olgunluk sürecine girmeleri gerektiğini düşünmekteyim, lakin bu çalışmalar ilgili kurumun geçmişten gelen kökleri ve değer yargıları ve kültürleri ile harmanlanmadığı ve günümüzde sahip oldukları iş yapış şekilleri ve çalışan bağlılıkları dikkate alınmadığı takdirde kurumları maalesef yarınlara taşıyamamakta ve hem yapılan çalışmaların katma değeri az olmakta hem de kurum için zaman ve para kaybından ileri gidememektedir.
İK Teknolojileri Yol Haritası için nasıl hazırlık yapılmalıdır ?
Öncelikli olarak dijitalleşme niyetinde olan kurumların kendi içlerinde Teknolojik Olgunluk Seviyeleri değerlendirmeleri gerektiğini düşünmekteyim. Bu konu ile ilgili olarak kurumların önce İnsan Kaynakları Departmanlarının süreçlerinden başlamaları hem süreçlerini hızlandırmaları hem de kurumsal organizasyonun tüm yapısında gidilmesi planlanan değişikliği hazmetleri açısından önem arz etmektedir.
Bu güne kadar karşılaşmış olduğum ve sıkıntıya girmiş olan tüm dijitalleşme projelerindeki ortak nokta İnsan Kaynakları Departmanı ile ilgili dijitalleşme çalışmalarının projelerin son safhasına ötelenmesi ve proje takviminde gerek zaman gerekse kaynak yönünden sıkıntıya girilmesi halinde gözden çıkartılan ya da yeteri kadar özen gösterilmeden canlıya alınan İnsan Kaynakları Dijitalleşme Süreçlerinden oluşmaktaydı.
İnsan Kaynakları Teknolojilerindeki Olgunluk Seviyeleri
Yaşadığım tecrübeler neticesinde İnsan Kaynakları Teknolojilerindeki Olgunluk Seviyelerini 10 ana başlık altında toplamanın daha sağlıklı olacağını düşünmekteyim. Tabii ki çalışmalarımızı gerçekleştirirken bu ana başlıkları kendi altlarında alt başlıklara ve bu alt başlıklara bağlı olan bir çok da soru’nun cevaplanması ile birlikte oluşturmaktayız. Sizlere kolaylık ve bir bakış açısı kazandırabilmesi umuduyla İnsan Kaynakları Teknolojilerindeki Olgunluk Seviyelerine ilişkin olan başlıkları maddeler halinde aşağıda paylaşmaktayım.
- İş Gücü Planlaması
- Aday Araştırma ve Bulma
- Aday Seçimi
- İşe Yerleştirme ve Oryantasyon
- Yetenek Yönetimi
- Performans Yönetimi
- Eğitim ve Gelişim
- Ücret Yan Haklar ve Ödüllendirme
- Çalışan Bağlılığı Ölçümü
- Kurumsal Bilgi Yönetimi
Yukarıda belirttiğim bu başlıkların analiz edilmesi ile ortaya çıkan sonuçlara istinaden kurumların Teknolojik Olgunluk Seviyelerine ilişkin sonuçları ise 3 ana başlık altında toplayabileceğimize inanmaktayım.
- Teknolojik Olgunluk Seviyesinin Düşük – Düşüğe Yakın olarak çıkan firmalar
(Süreçler Genellikle Manuel Yürütülmektedir.)
Yapılan analizler sonucunda Teknolojik Olgunluk Seviyesi Düşük-Düşüğe Yakın olarak çıkan firmalarda yaptığımız çalışmalar neticesinde bu kurumlarda İK süreçlerinin ağırlıklı olarak manuel yöntemlerle yürütülmekte olduğunu gözlemlemekteyiz. bu da operasyonel iş yükü fazlalığına ile verilerin hataya açık olmasına sebep olmakta.Bu kurumlarda İK süreçlerindeki metrik ölçümleri ve analizleri teknoloji ile desteklenmeyen süreçlerden dolayı sistematik bir şekilde takip edilmeyebilmektedir. Ayrıca raporlamalar ağırlıklı olarak manuel araçlarla oluşturulduğundan etkin bir raporlama sisteminin eksikliğinden de söz edebiliriz.
2. Teknolojik Olgunluk Seviyesinin Orta Seviyede tespit edildiği firmalar
(Süreçler Kısıtlı Sistemler ile Desteklenmektedir)
Bu kurumlar İnsan Kaynakları süreçlerinde yer yer teknolojik çözümlerden faydalanmalarına rağmen, verilerin bir araya getirilmesi ve raporlama süreçlerinde manuel yöntemlere başvurabiliyorlar. Birbirleriyle ilişkili İK süreçlerinde ise etkin çalışmaya yönelik sistem entegrasyonu eksikliği karşımıza çıkıyor. Bu seviyedeki kurumlarda İK süreçlerindeki metrik ölçümleri yapılmakla birlikte, daha derin ve detaylı analizler sistemler tarafından yapılamayabiliyor. İK raporlamalarının ise sistemler üzerinden veya manuel yöntemlerle gerçekleştirildiğini görmekteyiz.
3. Teknolojik Olgunluk Seviyesinin Yükseğe Yakın / Yüksek tespit edildiği firmalar
- Teknolojik Olgunluk Seviyesinin Yükseğe Yakın tespit edildiği kurumlarda (Teknolojik Platformlar Kullanılmaktadır, Ancak Birbiri İle Entegrasyonu Tam Değildir.
İnsan Kaynakları süreç ve uygulamalarında yaygın teknoloji kullanımı olmakla birlikte, birbiriyle ilişkili İK süreçleri arasında sistem entegrasyonunun bulunduğunu görüyoruz. Yaygın teknoloji kullanımı ile birlikte bu kurumlarda raporlama süreçlerinin etkin bir şekilde yürütüldüğünü, İK süreç metriklerinin daha etkin bir şekilde takip ve analiz edildiğini ve raporlamaların sistemler aracılığıyla yapılabildiğini görmekteyiz.
- Teknolojik Olgunluk Seviyesinin Yüksek olarak tespit edildiği kurumlarda (Tam Entegre Sistemler Kullanılmaktadır ve Mobil Uygulamalar ile Desteklenir)
İnsan Kaynakları süreç ve uygulamalarında yaygın teknoloji kullanımı olmakla birlikte, birbiriyle ilişkili İK süreçleri arasında sistem entegrasyonunun bulunduğunu görüyoruz. Yaygın teknoloji kullanımı ile birlikte bu kurumlarda raporlama süreçlerinin etkin bir şekilde ürütüldüğünü, İK süreç metriklerinin daha etkin bir şekilde takip ve analiz edildiğini ve raporlamaların sistemler aracılığıyla yapılabildiğini görmekteyiz.
Bana göre İK teknolojilerinin yaygınlaşması ile kurumlarda İK faaliyetleri için teknolojik iyileştirme ve süreç entegrasyonu rollerini üstlenen HRIS pozisyonlarının da yaygınlaşması yakın gelecekte karşımıza çıkmak zorunda olan gerçekliklerden biri olacaktır. Yeni bir iş kolu olarak günümüzde oluşmaya başlayan ve ayrı bir kariyer yolu olarak değerlendirilebilecek HRIS pozisyonu ile ilgili olarak önümüzdeki günlerde sizlerle ayrı bir paylaşımda detayları paylaşacağım, ancak şimdilik kısa bir özet ile pozisyonun önemini belirtmem gerekirse, Global dünyada daha yaygın olan HRIS rolleri, Türkiye’de kurumların yarısına yakınında mevcut değilken, kurumların %12’si ileride bu rolleri oluşturmayı planladığını belirtiyor.
Yukarıda da belirtmeye çalıştığım şekilde kurumsal değişimin özü insan’dan başlıyor, değişime uyum sağlamakta geç kalan kurumlar hayatta ve ayakta kalma şanslarını kaybetme riski ile karşı karşıya kalırken, kurumların bünyelerinde bulunan birçok iş ve pozisyon da ya yok oluyor ya da değişerek zamana uyum sağlıyor.
Vakit ayırıp okuma nezaketini gösterdiğiniz için teşekkür ederim.
Görüşmek dileğiyle